Las 7 categorías que ordenan tu día (y cuándo salirte de ellas)

Por qué categorizar

Una lista de quince actividades sin orden es difícil de leer aunque esté bien escrita. Agrupada por tipo, se lee en diez segundos: primero los reportes entregados, después lo operativo, después las llamadas. La categoría es lo que convierte una lista en un documento.

Categorizar también te muestra dónde se va tu semana. Si el 60% de tus actividades son llamadas, ese es un dato sobre tu puesto, no sobre tu reporte.

Las siete categorías base

Estas cubren el trabajo típico de oficina, supervisión y campo:

• •Reportes: entregables que otras personas esperan.
• •Operativas: ejecución del día a día.
• •Llamadas: comunicación a distancia.
• •Reuniones: tiempo compartido, presencial o virtual.
• •Inspecciones: revisión y verificación en sitio.
• •Pendientes: lo abierto, con su razón.
• •Plan para mañana: lo que dejas preparado al cerrar.

Cuándo salirte de ellas

Si tu trabajo tiene una categoría propia que se repite todas las semanas, vale la pena nombrarla. Si aparece una vez al mes, métela en la más cercana y no inventes una nueva.

La prueba es simple: si al leer tu reporte semanal una categoría solo tiene una actividad, esa categoría no está organizando nada.